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Un servicio público de excelencia y reconocido por usuarias y usuarios

El Servicio de Registro Civil e Identificación (SRCeI), que en 2007 recibió el Premio a la Excelencia Institucional otorgado por el Estado de Chile, afianza su posicionamiento como un servicio público de excelencia, con una gestión participativa, probidad, transparencia y con pleno reconocimiento de los usuarios y usuarias.

Los proyectos más sustantivos reafirman su proceso de modernización permanente en favor de sus usuarios: todos los chilenos y chilenas, extranjeros y extranjeras residentes, instituciones y empresas.

Ya están en marcha los procesos de las dos grandes licitaciones cuya adjudicación se materializará próximamente, como son la del “Sistema de Identificación, Documentos de Identidad y Viajes y Servicios Relacionados” y del “Proyecto de Integración de la Plataforma Tecnológica, Comunicaciones e Informática”.

Para optimizar el primero de estos procesos de licitación, el Servicio firmó el 30 de enero un convenio con la Pontificia Universidad Católica de Chile, para que profesionales de ese plantel académico realicen el proceso de inducción al equipo que evaluará las propuestas técnicas y económicas y desarrollen un control de calidad activo durante toda la fase de evaluación.

La renovación de la plataforma tecnológica del Servicio de Registro Civil e Identificación traerá importantes beneficios directos a los usuarios de la institución, ya que contarán con una atención más rápida e integral y disminuirá el tiempo total de los trámites requeridos. Además, a través del potenciamiento de los servicios a distancia no presenciales se disminuirá el costo de desplazamiento, la inversión en tiempo y se otorgará mayor ubicuidad a las actuaciones solicitadas por los usuarios.

Cada funcionario a cargo de la atención de público dispondrá de mejores herramientas a través de la mesa de ayuda, tendrá acceso a capacitación en línea y a la asistencia que le brindarán los servicios centrales mediante las más avanzadas tecnologías de comunicación con telefonía IP y video conferencia para superar eventuales problemas que se presenten.

Los nuevos procedimientos que adopte la institución en el marco de su permanente modernización de los procesos de gestión, serán todos automatizados gracias a la nueva plataforma tecnológica.

Nuevos registros

Desde enero de 2008, el SRCeI asumió la responsabilidad de administrar y operar el Registro de Multas de Tránsito No Pagadas. Este nuevo registro, asignado mediante el artículo 24 de la ley 18.287, da publicidad a las infracciones a las normas de tránsito o de transporte terrestre empadronadas; es decir, a las infracciones que se cursan cuando el infractor no está presente y a las que se cursan cuando el vehículo está en movimiento (generalmente en autopistas urbanas).

Por otra parte, desde el 25 de noviembre de 2008 se puso en marcha el Sistema Nacional de Registros de ADN, creado mediante la ley 19.970 y que contempla la toma de la muestra biológica a todas las personas que cumplen condena por alguno de los delitos contemplados en esa norma.

La implementación del Registro Electrónico de Prendas sin Desplazamiento es uno de los desafíos de la institución para el presente año 2009, el que permitirá inscribir, modificar y alzar los diferentes contratos de prenda, siendo un registro en que el proceso de inscripción se realizará en, al menos, un 80 por ciento en forma totalmente automatizada.

Transparencia e información

La puesta en práctica de la ley 20.285 sobre Transparencia de la Función Pública y Acceso a la Información de la Administración del Estado, está en marcha blanca, como preparación y optimización de procesos para su plena entrada en vigencia en abril próximo. El Servicio se viene preparando para este nuevo desafío desde mediados de 2008 con un equipo transversal liderado por la Subdirección de Estudios y Desarrollo.

El cuerpo legal antes mencionado garantiza el derecho de acceso a la información de los órganos de la administración del Estado, los procedimientos para el ejercicio del derecho y para su amparo así como las excepciones a la publicidad de la información.

Estructura organizacional

La estructura organizacional del Servicio tuvo durante el año 2008 modificaciones para facilitar y dinamizar los procesos, destacando que la Subdirección de Operaciones tiene bajo su responsabilidad el Sistema Integral de Atención al Ciudadano, SIAC, la administración de los convenios con instituciones, la coordinación regional y la gestión de procedimientos.

La Subdirección de Estudios y Desarrollo tiene responsabilidad sobre todos los proyectos transversales y de alto impacto, incluidos los procesos de las dos grandes licitaciones.

Otros ajustes sustantivos se hicieron también en la Subdirección de Administración y Finanzas y en el Departamento Desarrollo de las Personas.

Sistema de Alta Dirección Pública}

En abril de 2008 se nombró bajo el Sistema de Alta Dirección Pública a los directores regionales de Arica y Parinacota y Valdivia, en enero de 2009 al director regional de Los Lagos y al director nacional y más adelante se nombrará al director regional de Coquimbo y a los 4 subdirectores: de Administración y Finanzas, de Estudios y Desarrollo, Jurídico y de Operaciones.

Capital humano

Un aspecto fundamental para el Servicio es la Política de Gestión del Capital Humano, en que se alinean las políticas de desarrollo de los funcionarios de la institución con las orientaciones emanadas del Gobierno y de la Dirección Nacional del Servicio Civil “a través de procesos, instrumentos y metodologías altamente orientadas a las personas y a las necesidades de la organización”.

Gestión financiera

En cuanto a la gestión financiera, se han incorporado, vía reformulación presupuestaria, los recursos que permitieron financiar el mejoramiento de remuneraciones realizado desde enero del año pasado, así como también de los recursos para el presente año 2009, y se han promulgado los decretos que reajustan los valores de las actuaciones que otorga el Servicio, los que entran en vigencia el 1 de marzo. Adicionalmente, está en marcha un Plan de Ahorro para reducir el impacto de la menor recaudación prevista para el año en curso.

Gestión de calidad

Durante el año 2008 el SRCeI mantuvo la certificación de calidad bajo la norma internacional ISO 9001:2000 de las unidades de Auditoría Interna y de Planificación y Control de Gestión, certificó las unidades de Capacitación, Compras, Higiene y Seguridad e implementó el Sistema Integral de Atención al Ciudadano (SIAC).

Reconocimiento internacional

La gestión del Servicio también es reconocida en el ámbito internacional y por ello el director nacional, Luis Fuentes Cerda y la jefa de Registro Civil, Carolina Cabrera Rojas, participaron en la reunión anual del Consejo Latinoamericano de Registro Civil, Identificación y Estadísticas Vitales (Clarciev), celebrada en Lima, Perú, en julio de 2008, y en el Encuentro Internacional de Administradores de Registro Civil, Identidad y Migración, que tuvo lugar entre el 10 y el 12 de febrero del presente año, en Santo Domingo, República Dominicana.