Las organizaciones comunitarias (públicas o privadas) deben nombrar a un encargado coordinador quien deberá:
• Solicitar formalmente la atención
• Indicar los productos o servicios que se solicitan.
• Proporcionar fechas tentativas y el horario para la atención.
• Recaudar el valor total de los documentos (cédula de identidad y certificados) y efectuar el pago en la forma que se señale.
• Disponer de un espacio físico adecuado y de conexión eléctrica, para la instalación de los funcionarios y del equipamiento. Además, en caso de malas condiciones climáticas, proporcionar una sala amplia para la atención.